Meine erste Rechnung war um das Vierfache zu niedrig.
Ein echter Auftrag, kein Rechenbeispiel: die Verwaltung der betrieblichen Altersversorgung für die Global Consultancy AG in Dresden. Interessant daran ist nicht, dass etwas schneller wurde. Interessant ist die Stelle, an der ich mich selbst um den Faktor vier vertan habe – und woran das lag.
Bei diesem Fall bin ich nicht neutral.
Bezahlt wurde ich dafür nicht in Geld, sondern in Anteilen am Auftraggeber, und ich bin dort CTO. Ich bin also nicht neutral, wenn ich dir dieses Projekt als Beispiel erzähle. Prüf es entsprechend kritisch.
Das steht hier oben und nicht im Kleingedruckten am Seitenende, weil zwei Dinge zusammenkommen: Ich kann auf das Unternehmen Einfluss nehmen, und ich habe an genau diesem Auftrag verdient. Schon eines von beidem reicht, damit es gesagt gehört – vor den Zahlen, nicht danach.
Was du daraus machst, ist deine Sache. Die Mengen weiter unten kannst du nachzählen lassen, die Herleitung daneben kannst du angreifen. Beides ist ausdrücklich erwünscht: Genau das ist der Umgang, den ich auch von dir erwarte, wenn ich dir einen Befund über deinen Betrieb hinlege.
Wer ist hier wer
Nicht unbequem. An der Grenze.
Die Verwaltung der betrieblichen Altersversorgung lief über ein gewachsenes Excel-Werk. Das ist keine Nachlässigkeit, sondern der übliche Weg: Es fängt klein an und funktioniert jahrelang. Bei mehreren Unterstützungskassen, hunderten Verträgen und einem Formelwerk, das steuerlich und aufsichtsrechtlich stimmen muss, hat man irgendwann trotzdem das falsche Werkzeug in der Hand.
Der Auslöser war deshalb kein Zeitfresser im üblichen Sinn, sondern eine Grenze: Was gemacht werden musste, ging so nicht mehr.
Und noch etwas gehört zur Wahrheit, gleich hier an den Anfang: Der Kunde kam mit einem Pflichtenheft. Er hatte entschieden, bevor er beauftragt hat. Es gab keine Diagnose, keine Prioritätenkarte, keine Reihenfolge – es wurde gebaut, was bestellt war. Dieser Fall belegt also Umfang und Bauleistung. Den Weg, den ich sonst beschreibe, belegt er nicht.
Was heute darin steckt
10 Firmen. 408 Mitarbeiter, für die Zusagen geführt werden. 401 laufende bAV-Verträge. 9 Unterstützungskassen. Diese vier Zahlen sind aus der laufenden Datenbank gezählt, nicht hochgerechnet und nicht gerundet.
Umfang der Software
586,5 Stunden Bauleistung, je Arbeitssitzung mitgeschrieben. Zu marktüblichen 150 € die Stunde wären das rund 88.000 €. Herausgekommen sind zwei Anwendungen: eine für die Verwaltung, eine als Cockpit für die Mandanten.
Das Prüfwerk
42 Formeln, 151 automatische Tests. Dazu ein Gate, das mir selbst im Weg steht: Keine Formel geht in den Produktivbetrieb, bevor ein Fachprüfer sie freigegeben hat. Technisch erzwungen, nicht nur vereinbart.
Rund 10.000 € geschätzt. Rund 40.000 € nachgerechnet.
Als ich den Nutzen zum ersten Mal ausgerechnet habe, kam ich auf 168 Stunden im Jahr, also rund 10.000 €. Die Zahl war falsch, und der Grund dafür kann dir in deinem eigenen Betrieb genauso passieren: Ich hatte die Pflege je Vertrag als jährlichen Vorgang angesetzt. Sie ist monatlich.
Damit ändert sich nicht nur der Betrag, sondern die Art des Postens. Bei den heutigen 401 Datensätzen und fünf Minuten Pflege im Monat sind das 401 Stunden im Jahr – rund ein Viertel einer Stelle. Bei 1.000 Datensätzen sind es 1.000 Stunden, also gut eine halbe Stelle – nur für das Nachtragen von Hand. Gerechnet mit rund 70.000 € Vollkosten für eine Fachkraft sind das rund 40.000 € im Jahr – nicht 10.000.
Ab einer gewissen Menge ist Handarbeit kein Stundenposten mehr, sondern eine Stelle. Das ist der eigentliche Fund, und er hat mit betrieblicher Altersversorgung nichts zu tun.
Der zweite Fehler war grundsätzlicher: Ich hatte nur gezählt, was schneller wird. Der größere Teil ist etwas, das die Tabelle gar nicht konnte – und was gar nicht geht, hat auch keine Stundenentsprechung. Die ersten beiden Punkte unten sind deshalb der eigentliche Wert. Sie sind keine Ersparnis, sondern eine Fähigkeit, die es vorher nicht gab.
Was hier gezählt und was hergeleitet ist
Der Mitarbeiter sieht seinen Stand
In der Tabelle sieht der Einzelne nichts. Im Cockpit sieht er jederzeit, wo seine Altersversorgung steht, ohne jemanden fragen zu müssen. Das ist der Zweck der ganzen Sache: Eine Zusage, die niemand sehen kann, bindet niemanden.
Der Unternehmer sieht seine Zahllasten
Welche Zahlungen wann auf ihn zukommen. Das ist Liquiditätsplanung, nicht Verwaltung – und über neun Unterstützungskassen in einer gewachsenen Tabelle schlicht nicht darstellbar.
Rechtssicherheit
42 Formeln, 151 Tests, die Freigabe durch einen Fachprüfer als technisches Gate. Ein Rechenfehler in einer vorgeschriebenen Meldung fällt ohne Prüfwerk erst Jahre später auf – dann aber rückwirkend.
Es wächst nicht mit
Von 10 Firmen auf 50 kostet kaum mehr Arbeit. Das Excel-Werk wäre linear mitgewachsen – und damit auch die Stellenrechnung darüber.
Die Zahl war nicht falsch, weil das Thema kompliziert ist. Sie war falsch, weil ich einmal im Jahr statt einmal im Monat gerechnet habe.
Du hast keine 401 Verträge, und du hast wahrscheinlich nichts mit Unterstützungskassen zu tun. Das ist auch nicht der Punkt. Der Punkt ist die Multiplikation: Ein Handgriff kostet fünf Minuten – das interessiert niemanden. Fünf Minuten, zwölfmal im Jahr, über vierhundert Vorgänge, sind ein Viertel einer Stelle.
Deshalb frage ich in der Diagnose nicht, was dich ärgert, sondern zweimal dasselbe: wie oft, und wie lange jedes Mal. Erst das macht aus einem Ärgernis eine Zahl, die man gegen eine andere Zahl stellen kann. Und erst dann sieht man, dass das Laute selten das Teure ist.
Und deshalb ist ein Befund, der nur bestätigt, was du ohnehin dachtest, sein Geld nicht wert. Der Wert liegt darin, deiner Erwartung begründet widersprechen zu können – so wie hier meiner eigenen.
Wo dieser Auftrag von dem abweicht, was ich dir anbiete
Der Fall ist nicht durch den Weg gelaufen, den ich heute beschreibe – den gibt es erst seit August 2026, das Projekt läuft seit dem Frühjahr. Das ist kein Makel, aber es muss dabeistehen, sonst liest er sich wie ein Beweis für etwas, das er nicht beweist.
So läuft es, wenn du anrufst
- Erstgespräch, dann Diagnose, dann schriftlicher Befund
- 250 € oder 480 €, bei Beauftragung voll angerechnet
- Festpreis nach Tagen, genannt bevor gebaut wird
- Erst der kleine, klar umgrenzte Schritt
- Nach der Abnahme gehört es dir, und ich gehe
So lief dieser Auftrag
- Auftrag nach Pflichtenheft – entschieden war vorher
- Keine Diagnose, keine Prioritätenkarte, keine Reihenfolge
- Kein Geld, sondern Anteile – also auch kein Preisbeleg
- Von Anfang an die große Lösung, kein Quick Win zuerst
- Keine klassische Abnahme, sondern eine laufende Rolle als CTO
Der erste Fall, der den ganzen Weg geht, fehlt mir noch.
Was ich zeigen kann, ist ein Auftrag, bei dem vorher feststand, was gebaut wird. Was ich nicht zeigen kann, ist ein Fall, der den kompletten Weg gegangen ist: Erstgespräch, Diagnose, Befund – und danach die Entscheidung, was davon überhaupt umgesetzt wird und was ausdrücklich nicht.
Den gibt es noch nicht, weil ich erst seit Kurzem so arbeite. Ich könnte einen erfinden; auf vielen Beraterseiten stehen genau solche Fälle, mit runden Prozentzahlen und ohne Namen. Ich lasse die Stelle lieber leer, bis sie echt gefüllt ist.
Bis dahin zeigt dir die Seite Diagnose, was du in die Hand bekommst, und die Seite Erhebung, wie es weitergeht, wenn es mehr als eine Baustelle ist.
Warum überhaupt ein Name auf dieser Seite steht
Häufige Fragen
Ist das ein echter Kunde oder dein eigenes Projekt?
Warum nennst du eine Beteiligung, die dich angreifbar macht?
Was hat das Projekt gekostet?
Welche Zahlen sind gemessen, welche hergeleitet?
Mein Betrieb ist viel kleiner. Ist das überhaupt vergleichbar?
Warum steht hier kein Kundenzitat?
Was kostet dich dein häufigster Handgriff im Jahr?
Wahrscheinlich weißt du es nicht. Ich wusste es hier auch nicht und habe mich um das Vierfache vertan – bis ich nachgerechnet habe. Fünfzehn Minuten Kennenlernen kosten nichts; danach kommt die Diagnose: Ich sehe mir deinen Betrieb an, zähle mit, und du bekommst schriftlich, was zuerst dran ist und was du dir sparen kannst.