Mehrere Baustellen? Dann reicht ein halber Tag nicht.

Wenn mehrere Abläufe gleichzeitig zäh laufen, kann dir niemand aus dem Bauch sagen, wo du anfangen sollst – du selbst am wenigsten. Ich rede mit den Leuten, die die Arbeit tun, rechne jede Baustelle einzeln durch und lege dir eine Reihenfolge hin. Das dauert Tage, nicht Stunden.

15 Minuten Kennenlernen
960 € je Beratungstag · als Beratung förderfähig · Dresden und Sachsen
Wann das dran ist

Der Befund zeigt drei Baustellen. Und jetzt?

Die Diagnose ist ein halber Tag bei dir im Betrieb. Das reicht für einen Ablauf, den du selbst überblickst – am Ende steht ein Befund, und du weißt, was zu tun ist. Es reicht nicht, wenn Angebote, Disposition und Lager gleichzeitig hängen und in jedem Bereich andere Leute arbeiten.

Dann sagt dir der Befund vor allem eines: dass es mehr als eine Baustelle ist – und dass ich nicht raten will, welche davon die teuerste ist. Genau dafür gibt es die Erhebung. Ich gehe in die betroffenen Bereiche, rede mit den Mitarbeitern, die die Arbeit tatsächlich machen, und rechne jede Baustelle für sich durch.

Was danach dasteht, ist keine Strategie und kein Angebot. Es ist eine Reihenfolge – begründet, mit Zahlen daneben, und mit den Punkten, von denen ich dir ausdrücklich abrate.

Davor steht die Diagnose

Ohne Befund fange ich nicht an – für einen unklaren Bedarf beantragt auch niemand eine Förderung. Bei mehreren Bereichen oder Ansprechpartnern ist das meist die erweiterte Diagnose: zwei Termine, 480 €. Sie wird voll angerechnet, wenn du danach beauftragst.
Warum mit den Mitarbeitern

Ich frage die Leute, die es tun. Nicht die, die es erklären können.

Jeden Ablauf gibt es dreimal: wie er vorgeschrieben ist, wie er beschrieben wird – und wie er tatsächlich gemacht wird. Die Lücke zwischen den letzten beiden ist das, was Zeit kostet. Und die sieht nur, wer danebensteht.

Deshalb frage ich niemanden nach seinen Problemen. Wer nach Problemen fragt, bekommt Klagen, Politik und Dinge, die keiner ändern kann. Ich lasse mir drei Abläufe beschreiben – erst, wie man sie einem Neuen erklären würde, dann, wie sie wirklich laufen – und sehe anschließend zu. Der Zeitfresser fällt aus der Differenz heraus, statt behauptet zu werden. Das schützt auch deine Leute: Niemand muss jemanden beschuldigen.

An jeder Abweichung kommen vier Fragen: seit wann machst du es so, was passiert, wenn du es nach Vorschrift machst, wie oft, und wie lange jedes Mal. Die letzten beiden sind die wichtigsten – sie machen aus einem Ärgernis eine Zahl.

Je betroffenem Bereich rede ich mit mindestens zwei Personen. Beschreiben zwei denselben Ablauf unterschiedlich, ist das kein Widerspruch, sondern ein Fund: eine Übergabe, die nicht geklärt ist. Von innen sieht die niemand, weil auf beiden Seiten alle glauben, sie sei geklärt.

Du bekommst den Befund, nicht die Protokolle

Was einzelne gesagt haben, bekommst du von mir nicht. Nicht um etwas zu verstecken, sondern weil deine Leute dir sonst erzählen, was im Handbuch steht – und dann hast du für nichts bezahlt. Du siehst die Muster über alle Gespräche hinweg, nicht die Namen. Die eine Ausnahme sage ich vorher beiden Seiten: Taucht etwas auf, bei dem sich jemand verletzen kann oder wofür du geradestehen musst, gebe ich es weiter – als Sachverhalt, nicht als Name, und der Betroffene weiß vorher, dass ich es tue.
Was am Ende dasteht

Ein Befund je Baustelle

Nicht einer pro Kunde – nur getrennt lassen sie sich gegeneinander stellen. Jeder enthält den Satz, mit dem ihr gekommen seid, und daneben das, was messbar dahintersteckt: Ursache, Häufigkeit, Dauer, Kosten im Jahr. Was ich nur vermute, steht als Vermutung drin.

Die Prioritätenkarte

Nutzen gegen Aufwand, beides gerechnet statt geschätzt: Häufigkeit mal Dauer aufs Jahr auf der einen Achse, Tage mal 960 € auf der anderen. Sie zeigt regelmäßig auf etwas anderes als das, was im Betrieb am lautesten ist.

Die drei Filter

Danach, in dieser Reihenfolge: Geht es fachlich – mein Feld oder das eines Partners? Verträgt der Betrieb es jetzt? Und was entscheidest du tatsächlich? Was übrig bleibt, ist die Empfehlung. Hier endet die Erhebung – gebaut wird noch nichts.

So läuft es

Sechs Schritte – und die Tageszahl steht vor dem Antrag

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15 Minuten Kennenlernen

Kostenlos. Wir klären, ob dein Thema zu mir passt und ob es nach einem Ablauf oder nach mehreren Bereichen aussieht. Was hier nicht passiert: dass ich dir schon sage, was du machen sollst.

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Die Diagnose

Ein oder zwei Termine bei dir, danach der schriftliche Befund. Erst er macht aus „da läuft einiges zäh“ einen benennbaren Beratungsgegenstand. 250 € oder 480 €, wird bei Beauftragung angerechnet.

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Angebot, dann Antrag – in dieser Reihenfolge

Im Angebot steht die geschätzte Tageszahl, Vor-Ort- und Bürotage getrennt. Erst danach läuft der Förderantrag. Er muss vor Beratungsbeginn gestellt sein, und als Beginn zählt bereits der Vertragsschluss.

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Die Gespräche im Betrieb

Mindestens zwei Personen je betroffenem Bereich, nach festem Bogen. Zu Beginn jedes Gesprächs sage ich, was mit den Antworten passiert – ohne das bekomme ich die Handbuch-Version statt der echten Arbeit.

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Auswertung, Befunde, Karte

Die Bürotage. Je Baustelle ein Befund, daraus die Prioritätenkarte, daraus die Empfehlung, welche Punkte tatsächlich angefasst werden – und welche nicht.

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Die Besprechung – du darfst widersprechen

Du kennst deinen Betrieb, ich habe ihn ein paar Tage gesehen. Wo ich danebenliege, sag es. Was danach noch steht, gilt – und erst dann reden wir darüber, ob etwas gebaut wird.

Was es kostet

960 € je Beratungstag. Auch die, an denen ich nicht bei dir bin.

Ein Beratungstag ist ein Arbeitstag, egal wo er stattfindet. Die Gespräche bei dir im Betrieb sind Tage. Das Auswerten, das Schreiben der Befunde, das Rechnen für die Karte sind auch Tage. Sie werden separat gezählt und nicht in die Vor-Ort-Termine hineingerechnet – das wäre gerechnet, als würde die Arbeit im Auto passieren.

Ein üblicher Zuschnitt: 3 Tage vor Ort und 4 Tage Auswertung – zusammen 7 Tage, also 6.720 €. Diese Zahl sage ich dir, bevor irgendein Antrag läuft, nicht hinterher. Wer „bis 80 % gefördert“ gehört hat und dann einen vierstelligen Eigenanteil vor sich sieht, hat recht, sich zu ärgern.

Auch der Fördergeber rechnet in Beratungstagen, unabhängig vom Ort. Die Tageszahl – vor Ort plus Büro – gehört deshalb ins Angebot, und da steht sie.

Erst der Umfang, dann das Programm

Der Fehler wäre, die Erhebung so klein zu schneiden, dass sie in einen Fördertopf passt. Dann bekommst du eine zu kleine Erhebung und ich einen sauberen Antrag – ein schlechter Tausch. Ich schätze zuerst, wie viele Tage es braucht. Welches Programm dazu passt, ergibt sich daraus.
Zwei Wege

Welcher Fall bist du? Das entscheidet sich vor dem Antrag.

Ein Ablauf, den du selbst überblickst

2–3 Tage
  • ✓ 1.920 € bis 2.880 € Honorar
  • ✓ Ein Standort, ein Ansprechpartner – oft du selbst
  • ✓ BAFA: den Antrag stellst du selbst, vor Beratungsbeginn
  • ✓ Förderfähig bis 3.500 €, in Dresden 80 %, Region Leipzig 50 %
  • ✓ Bei 3 Tagen und 80 %: rund 576 € Eigenanteil
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Mehrere Bereiche oder Ansprechpartner

4–10 Tage
  • ✓ 3.840 € (4 Tage) bis 9.600 € (10 Tage) Honorar
  • ✓ Gespräche mit mehreren Mitarbeitern je Bereich
  • ✓ RKW Sachsen: erste Anlaufstelle ist das RKW, nicht ich
  • ✓ Das RKW prüft die Förderfähigkeit und stellt den Antrag
  • ✓ Wie hoch der Zuschuss ausfällt, rechnet das RKW
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Die Grenze ist keine Preisfrage, sondern eine Sortierung: Bei 960 € je Tag ist der BAFA-Deckel von 3.500 € nach knapp vier Tagen erreicht. Wer mehr braucht, weil mehrere Mitarbeiter zu befragen sind, war nie ein BAFA-Fall – das ist von Anfang an ein RKW-Fall. Beim BAFA zählen Reisekosten in die 3.500 € hinein, nicht daneben, und du zahlst zunächst voll: Der Zuschuss kommt nach Nachweis. Mehr zur geförderten Beratung. Alle Preise zzgl. MwSt.

Häufige Fragen

Warum reicht die Diagnose nicht, wenn ich mehrere Baustellen habe?
Sie reicht, um festzustellen, dass es mehrere sind. Sie reicht nicht, um sie gegeneinander zu stellen. Dafür brauche ich je Bereich Zahlen – wie oft, wie lange – und die habe ich nach einem halben Tag im Betrieb nicht. Was ich stattdessen hätte, wäre eine Vermutung, die sich wie ein Ergebnis liest. Davon hast du nichts.
Müssen meine Mitarbeiter fürchten, dass sie sich wegrationalisieren?
Die Frage ist berechtigt, und ich beantworte sie zu Beginn jedes Gesprächs von selbst. Du bekommst von mir keine Namen, sondern Muster über alle Gespräche hinweg. Und ich frage nicht nach Fehlern, sondern nach Abläufen – interessant ist die Abweichung, nicht der Schuldige. Hat jemand Angst, beschreibt er mir die Vorschrift statt seiner Arbeit, und dann ist die ganze Erhebung wertlos. Die eine Grenze nenne ich vorher beiden Seiten: Taucht etwas auf, bei dem sich jemand verletzen kann oder wofür du haftest, gebe ich es weiter – als Sachverhalt, nicht als Name, und der Betroffene weiß vorher, dass ich es tue.
Ich möchte nicht, dass du mit meinen Leuten redest.
Dann ist es keine Erhebung. Ich kann dir dann nur sagen, was du selbst sehen kannst – das ist die Diagnose, und die hat ihren Wert. Aber die Baustellen, die zwischen zwei Bereichen liegen, findest du so nicht: Die sieht von innen niemand, weil auf beiden Seiten alle glauben, die Sache sei geklärt.
Ist die Erhebung förderfähig?
Ja, sie ist Beratung. Die Diagnose davor ist es nicht – der Antrag muss vor Beratungsbeginn gestellt sein, und die Diagnose liegt zwangsläufig davor. Was danach gebaut wird, ist ebenfalls nicht förderfähig, auch nicht in einem geförderten Projekt und auch nicht „als Teil der Beratung“. Gefördert ist der Weg bis zur Empfehlung. Mehr zur Förderung
Wie viele Tage werden es bei mir?
Das schätze ich nach der Diagnose und schreibe es ins Angebot, getrennt nach Vor-Ort- und Bürotagen. Zwei bis drei Tage sind ein Betrieb mit einem Ablauf; vier bis zehn sind mehrere Bereiche mit mehreren Ansprechpartnern. Beim BAFA gilt zusätzlich, dass eine Beratung fünf Tage nicht überschreiten darf – bei meinem Tagessatz ist der Kostendeckel von 3.500 € aber schon nach knapp vier Tagen erreicht. Die Tagesgrenze wird also nie das Problem.
Ich bin allein im Betrieb. Dann gibt es doch nichts zu erheben?
Doch. Erhoben werden Abläufe, nicht Personen – und bei dir ist es sogar schwieriger, weil dir niemand widerspricht. Was du hundertmal am Tag tust, ist für dich kein Prozess, sondern einfach der Tag; aufzählen kannst du es nicht. Der Ablauf ist derselbe, nur mit einem Gesprächspartner: ein Tag mitgehen und zusehen, ein Tag auswerten, gegebenenfalls ein Tag Konzept. Damit bleibt es im BAFA-Rahmen.
Baust du im Anschluss gleich mit?
Nicht in derselben Phase. Die Erhebung endet mit der Empfehlung; auch eine kleine Umsetzung ist dort nicht enthalten. Was gebaut wird, ist danach ein eigener Auftrag zum Festpreis – und nie gefördert. Das ist keine Formalie: Wer beides vermischt, hat einen Berater, der am Ergebnis seiner eigenen Untersuchung verdient.
Und wenn herauskommt, dass sich nichts davon lohnt?
Dann steht das im Befund, mit Zahlen daneben. Alles, was weniger als eine Stunde pro Woche kostet – rund 46 Stunden im Jahr – landet bei mir auf „später“ oder „gar nicht“; der Aufwand, es abzustellen, ist dann meist größer als der Gewinn. Ein Befund, der nur bestätigt, was du ohnehin dachtest, war sein Geld nicht wert.

Sag mir, was gerade alles zäh läuft.

15 Minuten, kostenlos. Wir klären, ob dein Thema zu mir passt und ob es nach einer Diagnose oder gleich nach mehreren Bereichen aussieht. Was in 15 Minuten nicht passiert: dass ich dir sage, was du machen sollst. Das könnte niemand seriös.

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